Video Konferans odalarının etkin yönetimi, çalışanların bu alanları amacına uygun kullanmasını sağlar. Uygun yönetim olmadan, video konferans odaları erişilemez hale gelebilir veya yanlış kullanılabilir, bu da iş gücünde önemli aksamalara yol açabilir. Ancak BT yöneticilerinin, güvenli ve emniyetli bir iş yeri sağlamaktan, iş yerini temiz ve bakımlı tutmaya kadar pek çok işi vardır. Teknolojinin sürekli gelişmesiyle birlikte toplantı odalarını yönetmek göz korkutucu bir görev olabilir.
Konferans odaları her işletmenin ayrılmaz bir parçasıdır ve sorunsuz bir şekilde çalıştıklarından emin olmak önemlidir. Odanın rezervasyonundan teknolojinin kurulumuna kadar toplantıların verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak için birçok adım vardır. Ne yazık ki birçok BT yöneticisi kendilerini bu görevlerle uğraşırken buluyor; bu da üretkenlik kaybına, zaman kaybına ve katılan herkes için hayal kırıklığına yol açabiliyor. Peki toplantı odası yönetimi iş akışlarınızı nasıl kolaylaştırabilir ve bu zorluklara nasıl son verebilirsiniz?
İpucu 1. Merkezi bir video konferans odası rezervasyon sistemini benimseyin
Modern ofiste video konferans odası planlama yazılımının dahil edilmesi çok önemlidir. İşyerlerinin artan esnekliğine ve çevikliğine rağmen konferans salonları hâlâ yapılandırılmış bir yaklaşıma ihtiyaç duyuyor. Onları gerçekten değerli kılan en önemli faktör bu alanların rezerve edilebilmesidir.
Merkezi bir rezervasyon sistemi gerçek zamanlı olarak çalışmalı ve gelecekte de rezervasyon yapılmasına olanak sağlamalıdır. Video Konferans odalarını organizasyonun ve tutarlılığın temel direği olarak korurken, tüm ofisin dinamik doğasına da hitap etmelidir. Etkili bir rezervasyon sistemi aşağıdaki özellikleri içermelidir;
Gerçek zamanlı kullanılabilirlik ve sonraki kullanılabilirlik zamanları
Çoklu rezervasyon kaynakları (ör. e-posta, Slack, intranet vb.
E-posta onayları, iptaller ve yeniden planlama seçenekleri
Oda düzeyindeki teknolojilerle kusursuz entegrasyon
Rezervasyon süreci tüm kullanıcılar için basit ve standart olmalıdır. Örneğin Mehmet bir rezervasyon isteği gönderdiğinde bir onay e-postası alır. Banu bir sonraki müsait zamana bakarsa Mehmet'in isteğini görebilir ve rezervasyonunu buna göre planlayabilir veya farklı bir video konferans odasını tercih edebilir. Ayrılmış zaman geldiğinde hem Mehmet hem de Banu, kendi odalarındaki dijital ekranlarla karşılanacak ve doğru zamanda doğru yerde olduklarını teyit edecekler.
İpucu 2. Konferans odalarınızın tüm cihazlarla uyumlu olmasını sağlayın
Bir şirkette herkesin yapması gereken farklı görevler vardır ve sonuç olarak çalışmak için çeşitli cihazlar kullanırlar. Örneğin, tasarımcılar yeni bir promosyona yönelik bannerlar oluşturmak için tabletleri kullanırken, satış görevlileri satış planları geliştirmek için dizüstü bilgisayarları kullanabilir. Ancak zorluk, fikirlerini bir konferans odasında paylaşmaları gerektiğinde ortaya çıkar. HDMI kablolarını ve adaptörlerini tercih etmek, HDMI bağlantı noktası, A Tipi bağlantı noktası, C Tipi bağlantı noktası, Lightning vb. gibi çok sayıda cihaz türü nedeniyle felakete dönüşebilir. BT yöneticilerinin günlük yaşamını kolaylaştırmak için ASTROS kablosuz sunum çözümünü kullanmayı düşünün .
ASTROS, kusursuz kablosuz ekran paylaşımı ve ekran yansıtmanın ötesinde daha fazlası için Windows, macOS, iOS ve Android cihazlarını destekler. ASTROS Station AS-201'i toplantı odalarına kurarak kişiler herhangi bir cihazı kullanarak zahmetsizce sunum başlatabilirler. Ayrıca slaytlara açıklama eklemek veya fikirleri göstermek için işbirliği araçlarını kullanabilirler. En önemlisi, BT yöneticilerinin artık konukların ekranı paylaşmayan cihazlar getirmesi konusunda endişelenmesine gerek yok.
İpucu 3. Video Konferans odalarınızı hibrit çalışmaya hazır hale getirin
Toplantı odası olanaklarının kullanım amacına uygun olmasını sağlamak çok önemlidir. Örneğin hibrit toplantılar için belirlenen toplantı alanlarının kullanıcı dostu konferans odası sistemleriyle donatılması gerekiyor.
Harika bir seçenek , ofis içi toplantı katılımcılarının odanın video konferans çevre birimlerine kablosuz ve kolay bir şekilde bağlanmasını sağlayan BYOM çözümü - ASTROS Konferansı'dır . BT yöneticileri, bütçeye ve çalışanların ihtiyaçlarına göre video konferans çevre birimleri satın alabilir ve ASTROS Conference çoğu VC çevre birimiyle uyumludur, dolayısıyla ofiste mevcut olanları kesinlikle kullanabilirsiniz. Ayrıca katılımcılar dizüstü bilgisayarlarıyla toplantılara ev sahipliği yaparak BT yöneticilerinin farklı VC platformlarını kullanan uzak istemcilerle ilgili endişelerini hafifletebilir. ASTROS Konferansı, insanların Teams, Zoom veya Google Meet'te toplantı başlatmasına olanak tanıyarak ASTROS ile kablosuz ve işbirliğine dayalı bir alan oluşturmayı kolaylaştırır.
İpucu 4. Bir Bakım Programı Uygulayın
Konferans odalarınızın her zaman kullanıma hazır olmasını sağlamak için düzenli bakım çok önemlidir. Ekipmanı düzenli olarak kontrol etmek ve bakımını yapmak için bir bakım programı uygulamayı düşünün. Bu, arızaların önlenmesine yardımcı olabilir ve konferans odalarınızın her zaman sorunsuz çalışmasını sağlayabilir. Daha önce tartıştığımız gibi, ASTRO kablosuz sunumu ve ASTROS Konferansı çözümlerini uygulamak, verimliliği ve üretkenliği önemli ölçüde artırabilir. ASTROS ile toplantı odalarınızı da kolaylıkla yönetebilirsiniz. ASTROS Manager, tarayıcı tabanlı yönetim platformunda konuşlandırılmış ASTROS İstasyonlarınız için görevleri izlemenizi, yapılandırmanızı ve planlamanızı sağlar. Bu şekilde BT yöneticileri diğer önemli görevlere kolaylıkla odaklanabilirler.
İpucu 5. Eğitim Sağlayın
Son olarak, çalışanlara toplantı odalarınızdaki teknolojinin nasıl kullanılacağı konusunda eğitim vermeniz önemlidir. Bu, teknolojiyi kurmak ve kullanmak için gereken zaman ve çaba miktarının azaltılmasına yardımcı olabileceği gibi toplantıların sorunsuz ilerlemesini de sağlayabilir.
Çözüm
Toplantı odası iş akışlarını kolaylaştırmak her BT yöneticisi için önemli bir görevdir. Doğru teknoloji ve stratejilerle mücadelelere son verebilir, toplantı odalarınızın her zaman sorunsuz çalışmasını sağlayabilirsiniz.
Comments